CRM e atendimento na Conexão

1. O sistema em uma tela

O Avantys Atendimento junta num lugar só o CRM, a caixa de WhatsApp da equipe, o agente de IA que atende no WhatsApp, a agenda e os relatórios. Na Conexão, ele aparece com o nome, a cor e o logo da Conexão.

A tela Início é o dia de cada pessoa: o que fazer agora, reuniões, metas e leads parados sem próximo passo.

2. Conceitos que não se misturam

A maior parte da bagunça em CRM vem de misturar estas coisas. Use sempre estes nomes.

3. O funil da Conexão

Funil é o caminho que um negócio percorre do primeiro contato até o contrato. Desenhe o da Conexão com base no que vocês já fazem. Ponto de partida, pra editar:

1. Novo lead

   Chegou. Ainda ninguém falou com ele.

2. Contato feito

   Alguém da Conexão conversou e existe interesse.

3. Diagnóstico ou reunião marcada

   Dia, hora e quem decide na empresa estão registrados.

4. Proposta

   A proposta foi enviada, com valor no negócio.

5. Negociação

   O cliente respondeu e está ajustando condição ou prazo.

Ganhar ou perder não é etapa. O negócio termina pelos botões Ganhou (com o contrato) e Perdeu (com o motivo). É isso que alimenta o Forecast e os relatórios.

Me ajude a desenhar o funil comercial da Conexão Marketing. Hoje o caminho de um cliente novo é assim: [descreva como o cliente chega, quem conversa com ele, quando acontece a reunião, como a proposta é feita e enviada].

Quero de 4 a 6 etapas. Para cada etapa me dê:
1) o nome curto;
2) o que precisa estar registrado no CRM para o negócio entrar nela;
3) a chance de fechar, em porcentagem;
4) o tempo máximo que um negócio pode ficar parado nela.

No fim, liste de 5 a 8 motivos de perda que façam sentido para uma agência como a nossa. Salve em crm/funil-conexao.md.

4. Conectar as entradas

Lead que cai fora do CRM é lead que alguém esquece. Toda porta de entrada da Conexão termina no mesmo lugar.

No n8n, eu tenho o fluxo que recebe o formulário do site [nome do fluxo] e grava numa planilha. Quero que ele também crie o lead no CRM da Conexão pela API, usando a chave de API que eu gerei em Configurações. Mande nome, telefone, e-mail, empresa, a página de origem e os parâmetros utm_source, utm_medium e utm_campaign. O lead deve entrar no funil [Inbound] com o responsável [nome]. Me explique passo a passo onde clicar no n8n e como testar com um envio de teste. Nunca coloque a chave de API dentro de um arquivo que vá pro GitHub.

5. Atendimento e agente de IA

• Caixa compartilhada. Toda a equipe vê as conversas do próprio setor. Ninguém precisa pegar o celular do outro.
• Quem responde o quê. Os setores são descritos em Configurações › Setores, e o agente usa essa descrição pra encaminhar a conversa.
• O agente de IA atende fora do horário, faz as primeiras perguntas, qualifica e pode marcar a reunião na agenda.
• Passar para humano. Quando a conversa pede alguém da equipe, o agente passa a vez e avisa.
• Tempo de resposta é meta. Combine um número com a equipe, por exemplo 5 minutos no horário comercial, e acompanhe toda semana.

Escreva as instruções do agente de IA que vai atender o WhatsApp da Conexão Marketing. Use a ficha de marca da Conexão em [pasta] pro tom de voz. O agente deve:
1) cumprimentar e conversar antes de perguntar qualquer coisa;
2) descobrir com naturalidade se a pessoa já é cliente, quer contratar ou é fornecedor;
3) para quem quer contratar, entender o segmento, a cidade e o que está travando o crescimento;
4) oferecer uma conversa com o Fred e marcar na agenda;
5) passar para uma pessoa quando pedirem, quando houver reclamação ou quando não souber responder.
Liste também o que ele nunca pode fazer: inventar preço, prometer resultado, dar prazo de entrega. Salve em crm/agente-conexao.md.

6. Cadência e rotina

Cadência é a sequência de contatos combinada para cada lead: ligação, WhatsApp e e-mail em dias marcados. Ela evita o lead esquecido e para sozinha quando ele responde, quando a reunião é marcada ou quando ele é perdido.

• Uma cadência só por lead. Nada de tarefa duplicada.
• Toda tarefa concluída pede o resultado do contato: atendeu, não atendeu, pediu WhatsApp.
• A agenda do dia vem na ordem do CRM: atrasados primeiro, depois os toques de hoje.

7. Os números da semana

Toda segunda, 20 minutos. Esses números fecham o relatório da aula 6, que mostra de onde veio o lead. Aqui você vê o que aconteceu com ele depois.

8. Portão

A Conexão só oferece o sistema aos clientes quando estes itens estão de pé na própria operação.

• Funil da Conexão configurado, com etapas e motivos de perda.
• Todo lead aberto tem dono.
• Formulário do site criando o lead no CRM com a origem.
• WhatsApp da Conexão conectado na caixa de Conversas.
• Instruções do agente de IA revisadas por você.
• Cadência ativa nos leads abertos.
• Uma semana inteira de uso real, com a rotina da manhã e do fim do dia.

9. Trilha depois da aula

O caso é a própria Conexão. Marque quando cumprir o "pronto quando".

• Equipe e marca no sistemaPronto quando: cada pessoa da Conexão entra com o próprio acesso e a função marcada, e o sistema aparece com a marca da Conexão.
• Funil desenhado e configuradoPronto quando: o crm/funil-conexao.md virou etapas e motivos de perda dentro do sistema.
• Base atual importadaPronto quando: os leads e negócios abertos da Conexão estão no CRM, cada um com dono e etapa.
• Lead do site entrando com origemPronto quando: um envio de teste do formulário da Ponte apareceu no CRM com a UTM e a página.
• WhatsApp e agentePronto quando: o WhatsApp da Conexão está na caixa de Conversas e as instruções do agente foram revisadas.
• Uma semana de uso realPronto quando: 7 dias seguidos com a rotina da manhã e do fim do dia, e os números da semana tirados do sistema.

10. Glossário

CRM

O sistema onde ficam os contatos, as empresas e os negócios, com tudo o que aconteceu com cada um.

Funil

O caminho do negócio, do primeiro contato até o contrato.

Etapa

Cada parada do funil. Muda quando o critério dela foi cumprido.

Negócio

O que se está vendendo para uma empresa, com valor e dono.

Cadência

A sequência de contatos combinada para cada lead, que agenda o próximo toque sozinha.

Forecast

A previsão do que deve fechar no mês, pelo valor e pela etapa de cada negócio.

SLA

O prazo combinado de resposta. Ex.: responder todo lead em até 5 minutos no horário comercial.

Caixa de entrada

A tela Conversas: o WhatsApp da empresa aberto pra equipe toda.

Agente

A IA que atende no WhatsApp seguindo as instruções da Conexão e passa para uma pessoa quando precisa.